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A CASCA

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OPINIÃO: O INVENTÁRIO PERMANENTE: DA OBRIGAÇÃO LEGAL ÀS VANTAGENS PARA A GESTÃO

Na gestão doméstica, apenas deveríamos ir às compras depois de fazermos o inventário da despensa lá de casa. Devíamos conhecer todos os itens que enchem as prateleiras daquele vão de escadas onde colocamos os produtos de mercearia e do frigorífico onde depositamos os produtos de charcutaria e lacticínios que nos ajudam entre refeições.

Com base nessa inventariação deveria ser elaborada a lista de compras que nos acompanharia na ida ao supermercado e, assim, evitar-se-iam compras por impulso ou a preços mais elevados do que seria expectável.

Se elevarmos esta questão para o nível empresarial, facilmente compreendemos que o controlo do inventário é um dos pontos mais importantes na gestão das empresas.

Hoje em dia uma empresa comercial ou do setor produtivo tem como um dos principais objetivos conhecer o custo atual das mercadorias vendidas ou produzidas para assim poder tomar as decisões de forma mais sustentada.

Tal só será possível se o inventário estiver corretamente identificado, quantificado e valorizado. Se, a estas três características adicionarmos a atualidade da informação podemos chegar ao conceito de inventário permanente.

Em Portugal, a partir de janeiro de 2016 a maioria das empresas estará obrigada a adotar o inventário permanente, ficando apenas dispensadas desta obrigação as Microentidades. Também o conceito de Microentidades é redefinido, passando a estar incluídas apenas as empresas que não ultrapassem dois dos três limites seguintes: Total de Balanço 350.000 €, Volume de Negócio Líquido 700.000€ e número de trabalhadores 10.

Com esta nova obrigação legal pretende-se impor a um maior número de empresas mais proximidade entre a gestão e a contabilidade, no que ao inventário permanente diz respeito. Esta aproximação corresponderá, concretamente, à contagem física dos inventários com referência ao final do período e com identificação quanto à sua natureza, quantidades e custos unitários e globais que corresponderão, a todo o momento, à verificação da correspondência entre as contagens físicas e os respetivos registos contabilísticos.

Embora se possa concluir que a relação entre a gestão de inventário e o seu reflexo na contabilidade deva passar a ser mais próxima, esta questão ainda carece de esclarecimentos adicionais por parte da Administração Fiscal, nomeadamente importa perceber o que se pode entender com a expressão a todo o momento vertida na norma legal.

No entanto, é inquestionável que este requisito legal poderá servir de argumento para que, de uma vez por todas, os gestores de empresas comerciais ou do setor produtivo vejam no inventário permanente a oportunidade de otimizarem processos, identificando oportunidades de redução de custos decorrente de uma mais efetiva gestão do inventário.

No mercado existem sistemas de informação bem preparados para dar suporte a esta necessidade de uma forma totalmente automática e integrada com o sistema central de gestão e, se for o objetivo, o registo automático das operações na contabilidade.

Tal como acontece no caso da dispensa lá de casa, para evitar compras desnecessárias de inventário ou desperdícios nos consumos, e até mesmo para identificar facilmente os custos do aprovisionamento e respetiva utilização, é imprescindível uma boa gestão de inventário, cumprindo com o requisito legal e obtendo ganhos concorrenciais anteriormente não identificados.

Se por força legal o inventário permanente nos bate à porta, por que não assumir também este assunto como uma obrigação/boa prática de gestão que virá otimizar o conhecimento sobre as existências, maximizar a sua gestão e, consequentemente contribuir para melhorar os resultados da empresa.

por Pedro Montez, Product Manager e Fiscalista da PRIMAVERA BSS

COMO ELABORAR A CONTAGEM DAS MERCADORIAS EM ARMAZÉM

Os inventários correctos são necessários para uma gestão da empresa, caso contrário pode obter resultados com erros.

Os tipos de produtos sujeitos a inventário:

No comércio existem somente as mercadorias, nas unidades industriais devem existir inventários das matérias-primas, produtos acabados e sub-produtos bem como os produtos designados por refugos (não estão em condições para venda).

 

Obrigação fiscal

Durante o mês de janeiro as empresas com volumes de negócios superiores a 100000,00 euros têm que comunicar os inventários à Administração Fiscal.

No ano de 2016 somente as micro empresas a que não estão sujeitas a inventário permanente, todas as restantes empresas têm que desenvolver procedimentos e sistemas para o inventário permanente.

 

Como realizar o inventário

Para realizar a contagem das mercadorias em armazém de uma forma efetiva, sem erros e exata, é importante que sigam 4 etapas essenciais:

  1. Dividir o espaço no qual será realizada a contagem da mercadoriaimages.jpg

O espaço da loja, ou do armazém onde estão localizados os produtos que farão parte da contagem devem ser primeiramente divididos, ou seja, identificar cada uma das prateleiras, estantes ou vitrines.

  1. Capturar os códigos de barra com o aparelho de recolha de dados

Considerando que todos os produtos contêm as etiquetas de código de barras, todos eles são registados pelo aparelho de recolha dos dados. Este aparelho consegue capturar cada um dos códigos de barras de cada um dos produtos e assim regista as quantidades dos artigos.

Os produtos que não contêm as etiquetas, devem ser separados e, de acordo com o procedimento da empresa, recebem a devida codificação e posteriormente são registados no inventário.

  1. Conferência manual da contagem dos produtos

Após a contagem electronica, é importante que outra pessoa verifique manualmente  se os dados recolhidos estão corretos.

  1. Auditoria

A conferência das contagens deve ser realizada para se ter certeza das quantidades e a precisão das informações recolhidas.

 

Para o planeamento e organização para o sistema de inventário permanente pode recorrer ao outsourcing a custos reduzidos. Estamos no mercado para resolver os seus problemas. Conte com a nossa equipa.

 

O sucesso dos nossos clientes é o nosso sucesso.

 

 

 

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