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Inventário Permanente

O que é o Inventário Permanente?
O sistema de Inventário Permanente consiste na identificação dos bens quanto à sua natureza, quantidade e custos unitários e globais, de forma a permitir uma verificação, a qualquer momento, da correspondência entre as contagens físicas e os respetivos registos contabilísticos.
O Decreto-Lei nº 98/2015, de 2 de junho, alarga o número de empresas que passam a estar abrangidas pelo sistema de Inventário Permanente a partir de janeiro de 2016. Estas alterações traduzem-se na obrigatoriedade de praticarem uma gestão efetiva e continua das suas existências, bem como efetuar o registo do respetivo custo das mercadorias e movimentos de entrada e saída, tendo estes que estar integrados com os fluxos de compras, vendas, produção e consumos.
Esta alteração aplica-se a empresas que ultrapassem 2 dos 3 critérios seguintes:
  • 350.000€ de balanço
  • 700.000€ de vendas liquidas
  • 10 empregados
Quais as empresas que não são abrangidas pelo novo sistema?
As empresas classificadas como Microentidades ficam dispensadas desta obrigatoriedade bem como as entidades que prossigam as atividades de:
  • Agricultura, produção animal, apicultura e caça;
  • Silvicultura e exploração florestal
  • Indústria piscatória e aquicultura
  • Pontos de venda a retalho que, no seu conjunto não apresentem, no período de um exercício, vendas superiores a 300.000 nem a 10% das vendas globais da respetiva entidade.
  • Prestação de serviços, considerando-se como tais as que apresentem, no período de um exercício, um custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas que não exceda 300.000€ nem 20% dos respetivos custos operacionais.
Qual é a data de início para adoção deste sistema?
As empresas abrangidas por esta obrigação deverão assegurar o cumprimento deste sistema a partir do dia 1 de janeiro de 2016. Quais os termos de contabilização do Inventário Permanente?
Os termos de contabilização dos inventários são os seguintes:
  • Proceder às contagens físicas dos inventários com referência ao final do período, ou, ao longo do período, de forma rotativa, de modo a que cada bem seja contado, pelo menos, uma vez em cada período.
  • Identificar os bens quanto à sua natureza, quantidade e custos unitários e globais, por forma a permitir a verificação, a todo o momento, da correspondência entre as contagens físicas e os respetivos registos contabilísticos.
Artigo 9.º - Categorias de entidades
1 – Consideram-se microentidades aquelas que, de entre as referidas no artigo 3.º, à data do balanço, não ultrapassem dois dos três limites seguintes:
  1. Total do balanço: 350.000€;
  2. Volume de negócios líquido: 700.000€;
  3. Número médio de empregados durante o período: 10.
2 – Consideram-se pequenas entidades aquelas que, de entre as referidas no artigo 3.º, excluindo as situações referidas no número anterior, à data do balanço, não ultrapassem dois dos três limites seguintes:
  1. Total do balanço: 4.000.000€;
  2. Volume de negócios líquido: 8.000.000€;
  3. Número médio de empregados durante o período: 50.
3 – Consideram-se médias entidades aquelas que, de entre as referidas no artigo 3.º, excluindo as situações referidas nos números anteriores, à data do balanço, não ultrapassem dois dos três limites seguintes:
  1. Total do balanço: 20.000.000€;Volume de negócios líquido: 40.000.000€;
  2. Número médio de empregados durante o período: 250
4 – Grandes entidades são as entidades que, à data do balanço, ultrapassem dois dos três limites referidos no número anterior.
5 – Para efeitos do presente decreto-lei, as entidades de interesse público são consideradas grandes entidades, independentemente do respetivo volume de negócios líquido, do total do balanço ou do número médio de empregados do período.
Bibliografia
Decreto-Lei n.º 98/2015 aqui
 
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COMO ELABORAR A CONTAGEM DAS MERCADORIAS EM ARMAZÉM

Os inventários correctos são necessários para uma gestão da empresa, caso contrário pode obter resultados com erros.

Os tipos de produtos sujeitos a inventário:

No comércio existem somente as mercadorias, nas unidades industriais devem existir inventários das matérias-primas, produtos acabados e sub-produtos bem como os produtos designados por refugos (não estão em condições para venda).

 

Obrigação fiscal

Durante o mês de janeiro as empresas têm que comunicar os inventários à Administração Fiscal. Caso não contenham existências no final do ano ou a própria atividade do negócio não dispor de existência, é obrigatório efetuar a comunicação do inventario no portal das finanças, indicando que não dispõe de inventario

Como realizar o inventário

Para realizar a contagem das mercadorias em armazém de uma forma efetiva, sem erros e exata, é importante que sigam 4 etapas essenciais:

  1. Dividir o espaço no qual será realizada a contagem da mercadoriaimages.jpg

O espaço da loja, ou do armazém onde estão localizados os produtos que farão parte da contagem devem ser primeiramente divididos, ou seja, identificar cada uma das prateleiras, estantes ou vitrines.

  1. Capturar os códigos de barra com o aparelho de recolha de dados

Considerando que todos os produtos contêm as etiquetas de código de barras, todos eles são registados pelo aparelho de recolha dos dados. Este aparelho consegue capturar cada um dos códigos de barras de cada um dos produtos e assim regista as quantidades dos artigos.

Os produtos que não contêm as etiquetas, devem ser separados e, de acordo com o procedimento da empresa, recebem a devida codificação e posteriormente são registados no inventário.

  1. Conferência manual da contagem dos produtos

Após a contagem electronica, é importante que outra pessoa verifique manualmente  se os dados recolhidos estão corretos.

  1. Auditoria

A conferência das contagens deve ser realizada para se ter certeza das quantidades e a precisão das informações recolhidas.

 

Para o planeamento e organização para o sistema de inventário permanente pode recorrer ao outsourcing a custos reduzidos. Estamos no mercado para resolver os seus problemas. Conte com a nossa equipa.

 

O sucesso dos nossos clientes é o nosso sucesso.

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OPINIÃO: O INVENTÁRIO PERMANENTE: DA OBRIGAÇÃO LEGAL ÀS VANTAGENS PARA A GESTÃO

Na gestão doméstica, apenas deveríamos ir às compras depois de fazermos o inventário da despensa lá de casa. Devíamos conhecer todos os itens que enchem as prateleiras daquele vão de escadas onde colocamos os produtos de mercearia e do frigorífico onde depositamos os produtos de charcutaria e lacticínios que nos ajudam entre refeições.

Com base nessa inventariação deveria ser elaborada a lista de compras que nos acompanharia na ida ao supermercado e, assim, evitar-se-iam compras por impulso ou a preços mais elevados do que seria expectável.

Se elevarmos esta questão para o nível empresarial, facilmente compreendemos que o controlo do inventário é um dos pontos mais importantes na gestão das empresas.

Hoje em dia uma empresa comercial ou do setor produtivo tem como um dos principais objetivos conhecer o custo atual das mercadorias vendidas ou produzidas para assim poder tomar as decisões de forma mais sustentada.

Tal só será possível se o inventário estiver corretamente identificado, quantificado e valorizado. Se, a estas três características adicionarmos a atualidade da informação podemos chegar ao conceito de inventário permanente.

Em Portugal, a partir de janeiro de 2016 a maioria das empresas estará obrigada a adotar o inventário permanente, ficando apenas dispensadas desta obrigação as Microentidades. Também o conceito de Microentidades é redefinido, passando a estar incluídas apenas as empresas que não ultrapassem dois dos três limites seguintes: Total de Balanço 350.000 €, Volume de Negócio Líquido 700.000€ e número de trabalhadores 10.

Com esta nova obrigação legal pretende-se impor a um maior número de empresas mais proximidade entre a gestão e a contabilidade, no que ao inventário permanente diz respeito. Esta aproximação corresponderá, concretamente, à contagem física dos inventários com referência ao final do período e com identificação quanto à sua natureza, quantidades e custos unitários e globais que corresponderão, a todo o momento, à verificação da correspondência entre as contagens físicas e os respetivos registos contabilísticos.

Embora se possa concluir que a relação entre a gestão de inventário e o seu reflexo na contabilidade deva passar a ser mais próxima, esta questão ainda carece de esclarecimentos adicionais por parte da Administração Fiscal, nomeadamente importa perceber o que se pode entender com a expressão a todo o momento vertida na norma legal.

No entanto, é inquestionável que este requisito legal poderá servir de argumento para que, de uma vez por todas, os gestores de empresas comerciais ou do setor produtivo vejam no inventário permanente a oportunidade de otimizarem processos, identificando oportunidades de redução de custos decorrente de uma mais efetiva gestão do inventário.

No mercado existem sistemas de informação bem preparados para dar suporte a esta necessidade de uma forma totalmente automática e integrada com o sistema central de gestão e, se for o objetivo, o registo automático das operações na contabilidade.

Tal como acontece no caso da dispensa lá de casa, para evitar compras desnecessárias de inventário ou desperdícios nos consumos, e até mesmo para identificar facilmente os custos do aprovisionamento e respetiva utilização, é imprescindível uma boa gestão de inventário, cumprindo com o requisito legal e obtendo ganhos concorrenciais anteriormente não identificados.

Se por força legal o inventário permanente nos bate à porta, por que não assumir também este assunto como uma obrigação/boa prática de gestão que virá otimizar o conhecimento sobre as existências, maximizar a sua gestão e, consequentemente contribuir para melhorar os resultados da empresa.

por Pedro Montez, Product Manager e Fiscalista da PRIMAVERA BSS

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