CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS COM RELEVÂNCIA SOCIETÁRIA, FISCAL E LABORAL
O Código Comercial continua a prever um prazo de 10 anos para o comerciante conservar a correspondência e a escrituração mercantil e os correspondentes documentos.
O Código de IRC (após a reforma de IRC) alterou também para 12 anos o prazo para conservação dos aludidos livros, registos contabilísticos e respectivos documentos de suporte e do dossier fiscal.
O prazo de 12 anos para conservação da documentação com relevância fiscal se aplica apenas única e exclusivamente aos períodos de tributação ou aos factos tributários que se iniciem em ou após 01 de Janeiro de 2014. Significa isto que se em 01 de Janeiro de 2014 já tiver decorrido o prazo de 10 anos então vigente, já não existe o dever de conservar a referida documentação.
Em matéria laboral, destacamos a obrigatoriedade de nas sociedadee, enquanto entidade empregadora, devem conservar, pelo prazo de 5 anos, os registos dos tempos de trabalho, relação nominal dos trabalhadores que efectuaram trabalho suplementar com discriminação do número de horas prestadas e a indicação dos dias de gozo dos correspondentes descansos compensatórios
No que concerne à restante documentação com relevância em matéria laboral e cujo dever de conservação impende sobre a sociedade empregadora, recomendamos que a mesma seja mantida, no mínimo, pelo período de tempo previsto para a conservação dos documentos com relevância societária, portanto 10 anos.
Quanto à troca de correspondência (física ou electrónica) com clientes, fornecedores ou outras entidades, não existe legislação específica sobre os prazos de conservação da respectiva documentação, pelo que estes prazos ficam sujeitos ao critério e características próprias do negócio de cada empresa, salvo se esta documentação tiver relevância para efeitos fiscais ou laborais, caso em que se aplicarão os prazos acima referidos
